8.甘特图——像管理项目一样管理时间

甘特图是我在从事项目管理工作时常用的工具。从严格意义上来说，甘特图不是为时间管理而产生的，它最常出现的场景是各种项目或者方案的管理，但用甘特图来管理时间也是一种不错的方法。

甘特图本身是一个平面二维图，在项目管理中，甘特图的纵轴表示任务，横轴表示每项任务所需要的时间，填写每个格子之后，可以直观地呈现任务计划在什么时候进行，以及实际进展与计划要求的对比，所以用甘特图的纵轴表示各种待办事项，横轴表示时间点，似乎没有违和感。

甘特图可以用Excel表格制作，也可以用其他专门绘制甘特图的软件，比如微软的Microsoft Project等。如何将甘特图管理项目的原理应用在时间管理方面，是大家需要进一步学习的。

我们先来看看下面这个时间管理的甘特图：

横轴还是像传统的甘特图一样，罗列了一天中生活和工作的时间段。

而纵轴按照先后顺序，罗列了一天之内所有的任务待办清单：

洗漱——吃饭——通勤——开会——写方案——午饭——阅读——开会——写方案——公众号——通勤——晚饭——电影——洗漱睡觉。

但奇怪的是，即使每个时间段之间没有休息，等洗漱完也到晚上11点了。

这明显不符合时间管理的目的，那么应该怎么办呢？

借助项目管理的思想，如果遇到这种情况，常用的两种方法是赶工和快速跟进。

其中，赶工适用于那些通过增加资源就能缩短持续时间的情况。对于时间管理而言，赶工并不适用。

而快速跟进适用于能够通过并行活动来缩短项目工期的情况，它将正常情况下按顺序进行的活动或阶段改为至少部分并行开展。

那么在上面的表格中，有哪些任务是可以并行开展的呢？

洗漱和吃饭肯定是无法并行开展的，但是通勤和阅读是可以并行的。

可以看到，经过简单的优化，原先阅读和公众号的时间没有变，但是整体节省了2个小时，在14点和19点的时候都出现了空余时间。

接下来，我们来考虑一下休息娱乐的时间。

在上面的甘特图1中，几乎没有考虑休息的时间，吃完饭马上阅读，阅读完马上开会，这一般是无法实现的，所以我们可以对上述表格再进行优化，把休息娱乐的时间节省出来。

这时候，我们可以从晚饭和洗漱的时间中腾出1个小时来进行玩游戏等娱乐事项。

如甘特图3所示，还是一天从早上7点到晚上11点，在这段时间内，我们完成的任务没有变，而且留出了用于娱乐休息的时间，整体的时间安排也没有那么紧张。

【时间管理技巧】

在甘特图的并行事项中，经常有人不知道如何最有效率地安排。如果没有赶工和快速跟进的项目管理经验，我们可以根据脑力劳动和体力劳动的分类安排并行事项。

（1）脑力劳动和脑力劳动：不建议同时进行

我们都会有这样的经验，当同时从事两项需要脑力的工作时，就会有“脑子不够用”的疲倦感。研究表明，同时执行多项脑力活动的人，在认知上会出现明显的下降，工作效率也会出现相应的下降。所以，我们无法同时做不同学科的两份卷子，也尽量不要同时执行多项脑力工作。

（2）体力劳动和体力劳动：不建议同时进行

同样地，两项体力劳动也不建议同时进行，比如在洗衣服的空隙打扫卫生，在锻炼的时候做家务，这种组合听起来就不具备可执行性。

（3）脑力劳动和体力劳动

只有脑力劳动和体力劳动结合时，才能实现时间效率的最大化。比如，通勤路上听听有声读物，在等位排队的时候安排一下当天的工作，这些都是最优的时间组合方式。

依据脑力劳动和体力劳动不同的时间占比，可以使用甘特图合理优化时间计划，从而提高每天的时间使用效率。

自我训练

作为一种工具，甘特图为管理个人时间和执行力提供了最基础的通用信息，从视觉效果上很明显地呈现当天任务的进度和完成状态。对于需要不断跟进的任务，通过甘特图可以实现可视化规划和跟踪记录，这个直观的过程让每个人在管理剩余时间和剩余任务时，都可以做到有章可循，从而提高个人的工作效率。

接下来，我们在自我训练的过程中，先在第一个表格里罗列出所有的任务。这个过程可以熟悉甘特图的基本结构，做到时间和任务的无缝衔接。

然后根据实际情况进行优化，并将优化后的甘特图填写在第二个表格里，实现任务的齐头并进。