4.3　检索数据

对表中的数据进行排序、筛选和汇总等操作，可方便数据管理

在Access数据库中，对数据的检索操作，主要是指对数据的排序、筛选和汇总等操作，通过对数据的检索，可以使表中的数据更为有序，方便数据的管理。

4.3.1　数据的排序

在表中对数据的排序是基于字段进行的，不同类型的字段，其排序的原则可能不同。与Excel等电子表格应用程序的排序方式相同，Access的表也支持升序和降序两种排序方式。

在Access中，表中的数据排序可以分为单字段排序、相邻字段排序和高级排序3种。

1.单字段排序

数据表中的数据一般是按照数据输入的顺序进行排列的，这种顺序称之为自然顺序。在需要的时候，也可以对表中的数据进行排序。其中，单字段排序是最为简单的一种。只需要单击字段名右侧的下拉按钮，在打开的对话框中选择排序方式即可，如图4-13所示。

2.相邻字段排序

相邻字段的排序操作与单字段排序的操作相同，只是需要依次进行排序操作。这有点类似Excel中的多字段排序，后进行的排序等级更高，如图4-14所示。

3.高级排序

Access表的高级排序与Excel等电子表格中的数据排序类似，通过对排序参数进行详细设置，使表中的数据按照指定的方式排序。

下面以在“罗斯文数据库”数据库中对“订单”表中的记录进行高级排序为例，讲解进行高级排序的基本方法。

操作演练：对订单记录进行高级排序

\素材\第4章\罗斯文数据库.accdb

\效果\第4章\罗斯文数据库.accdb

STEP 01　打开“订单”表

打开素材文件后，在导航窗格中双击“订单”表，在工作区打开该表。

STEP 02　选择“高级筛选”|“排序”命令

单击“开始”选项卡中的“高级”下拉按钮，选择“高级筛选”|“排序”命令。

STEP 03　设置高级筛选参数

在打开的“订单筛选1”窗口中，设置多个排序的字段和方式。

STEP 04　使高级筛选生效

单击“开始”选项卡中的“切换筛选”按钮，应用设置好的高级筛选。

STEP 05　最终效果

“订单”表自动变成当前表，在其中对所有的记录进行了排序。

技巧

Skill

排序字段顺序很重要

在窗口中设置排序字段时，排序字段顺序很重要，相当于Excel排序中的主要关键字和次要关键字的顺序。

4.3.2　数据的筛选

如果用户需要查找或打印表中的一些符合特殊条件的数据，可以通过筛选功能将这些需要的记录筛选出来。在Access中，筛选的方式有使用筛选器筛选、按内容筛选和高级筛选3种。

1.使用筛选器筛选

如果需要筛选的记录是某个字段内某个值或者是某个范围内的数据，就可以使用筛选器来进行筛选。

使用筛选器筛选的方法为：单击字段右侧的下拉按钮，在打开的筛选器中设置筛选的参数即可。下面以在“客户信息”数据库中对客户信息进行筛选为例，讲解使用筛选器筛选的方法。

操作演练：筛选客户信息

\素材\第4章\客户信息.accdb

\效果\第4章\客户信息.accdb

STEP 01　打开“客户”表

打开素材文件后，在导航窗格中双击“客户”表，在工作区打开该表。

STEP 02　选择筛选命令

单击“公司”字段的下拉按钮，选择“文本筛选器/结尾是”命令。

STEP 03　输入筛选参数

在打开的对话框的文本框中输入“公司”文本，然后单击“确定”按钮。

提示

Attention

筛选参数的输入

筛选参数根据筛选的数据类型、执行的筛选命令的不同而有所不同，根据提示输入即可。

STEP 04　筛选效果

返回工作表之后，即可在工作表中查看到筛选结果。

2.根据内容筛选

如果希望筛选出与表中某个字段值相关的记录，可以在选择这个字段值之后，通过“排序和筛选”组中的“选择”下拉按钮进行，如图4-15所示。

3.高级筛选

高级筛选可以执行功能更为丰富的数据筛选，其操作与高级排序的操作在同一个窗口中进行的。下面以在“产品信息”数据库中使用高级筛选筛选出“产品”表中的标准成本小于等于10元，目标水平大于等于80的记录为例，讲解高级筛选的方法。

操作演练：高级筛选记录

\素材\第4章\产品信息.accdb

\效果\第4章\产品信息.accdb

STEP 01　打开“产品”表

打开素材文件后，在导航窗格中双击“产品”表，在工作区打开该表。

STEP 02　执行高级筛选命令

单击“开始”选项卡中的“高级”下拉按钮，选择“高级筛选”|“排序”命令。

STEP 03　输入筛选条件

在打开的“产品筛选1”选项卡中输入对字段进行筛选的条件。

STEP 04　应用筛选

单击“开始”选项卡中的“高级”下拉按钮，选择“应用筛选”|“排序”命令。

STEP 05　最终效果

“产品”表自动变更为当前显示的表，其中的数据已经应用高级筛选条件进行了筛选。

读者提问

Q+A

Q：如何清除应用的排序和筛选？

A：在数据库中，表中数据的排序和筛选操作一般是不会被保存的，关闭数据库之后重新打开，表中的排序和筛选一般就不存在了。也可以通过“开始”选项卡中的“取消排序”按钮取消排序，通过状态栏中的筛选状态按钮取消筛选。

4.3.3　数据的汇总

在Access数据表中，可以通过添加汇总行的方式，对数据记录进行计数、求和、求最值、求平均值等汇总操作。

下面以在“工资管理系统”数据库中汇总数据为例，讲解在数据表中汇总数据的具体方法。

操作演练：汇总工资数据

\素材\第4章\工资管理系统.accdb

\效果\第4章\工资管理系统.accdb

STEP 01　打开“工资结算”表

打开素材文件后，在导航窗格中双击“工资结算”表，在工作区打开该表。

STEP 02　添加汇总行

单击“开始”选项卡“记录”组中的“∑合计”按钮，添加汇总行。

STEP 03　汇总记录数

单击“姓名”字段的汇总单元格，在下拉列表中选择“计数”选项。

STEP 04　求取最大值

单击“职务工资”字段的汇总单元格，在下拉列表中选择“最大值”选项。